Ежедневно нам приходится отправлять электронные письма, и никто из на не застрахован от 10 ошибок, которые мы совершаем при отправке и-мейлов. Часто это бизнес-рассылки, в которых вы презентуете фирму или web-сайт. Когда объем писем увеличивается, а количество времени наоборот сокращается – мы начинаем спешить и ошибаться. Пусть это и несерьёзные ошибки по типу описок или опечаток, но бывают случаи, когда ошибка приводит к ухудшению отношений с клиентами, сотрудниками или же вредит репутации фирмы.     

10 ошибок, которые мы совершаем при отправке и-мейлов

Во избежание таких ситуаций, соберитесь с мыслями и узнайте об ошибках, которые допускаются во время бизнес-рассылок. Ведь если предупрежден, значит, вооружен. Вначале перечитайте, проверьте, всё ли правильно написано. И только после того, как убедитесь, что текст в порядке и правильно составлен — смело нажимайте кнопку «Отправить».

Как их не допустить

1. Указание неверного адреса. Одна из неприятных ошибок, которую может допустить каждый. Случайно можно отправить личные фото своему начальнику или клиенту. К счастью, в такой ситуации большинство почтовых сервисов позволяют сделать отмену отправки. Включите эту функцию, увеличьте интервал во времени и можете быть уверены, что если отправлено не то, что нужно – всегда можно отменить отправку письма.
2. Забыли прикрепить вложение. Хоть это не так страшно, но лучше научиться избегать такой ошибки – перечислить прикреплённые файлы в теле электронного письма.
3. Оформление текста письма. Как говорится, встречают по одёжке, а провожают по уму. Здесь не нужно иметь профильных знаний, постарайтесь, чтоб рассылка была оформлена аккуратно и тогда у получателя не возникнет желания сразу же удалить сообщение.
4. Забыли указать тему письма. Тема выполняет роль, аналогичную роли заголовка в тексте. Получив сообщение, получатель рядом с именем отправителя видит, что было выслано, будь то счёт-фактура или итог совещания. Тема формулируется чётко и лаконично – на случай, если у человека возникнет необходимость быстро найти письмо.
5. Забыли сохранить черновик. Если предпочитаете писать письма в текстовом редакторе – убедительная просьба, сохраняйтесь чаще. Бывают ситуации, когда компьютер зависает и текст, над которым работали сутки напролёт – пропал. Ну или же пишите сообщения сразу в почтовом сервисе и в таком случае, все наработки будут автоматически сохранятся во вкладке «Черновики».
6. Невежливое поведение. Не забывайте благодарить отправителя за отправленное письмо — важно поблагодарить человека за проделанную работу. Научитесь сохранять спокойствие даже тогда, когда дело срочное и важное, нервы ещё никому не шли на пользу. Так же соблюдайте формальные отношения – если же вы отправляете сообщения начальству или же другому официальному представителю, не употребляйте фразы «Привет» или «Пока», а при общении с друзьями и коллегами опустите употребление выражения «С уважением».  
7. Не вычитываете текст. Опечатка испортит впечатление, потому прежде чем отправить письмо, перечитайте его три-четыре раза. Если есть страх отправить случайно неоконченное письмо, рекомендуется сначала написать текст, а потом вписать адрес получателя.
8. Не указывайте нужных людей в копии письма. Не забывайте о том, что некоторые люди должны быть в курсе событий. Во избежание упрёков – включите в рассылку копий письма людей, которые имеют отношение к решению важных вопросов.
9. Не подписываетесь в конце письма. Чтобы получатель не терялся в догадках, настройте у себя функцию подписи и тогда она будет автоматически добавляться в конце каждого письма. Нужно указать имя, фамилию, название фирмы и контактную информацию.
10. Отправка письма ночью. Это плохая затея, так как письмо рискует потеряться в завалах утренних рассылок, и получатель его не заметит. Так же велик риск того, что ночью допустите 1 из 10 ошибок, которые мы совершаем при отправке и-мейлов по причине переутомления. И ещё, отправлять письма в три часа ночи – дурной тон.

Прочитав внимательно пункты, вы забудете, какие они, 10 ошибок, которые мы совершаем при отправке и-мейлов.