Битрикс24 представляет собой довольно удобную систему управления для предпринимательской деятельности. С ее помощью достигается оптимизация бизнес-процессов внутри организации и автоматизация продаж. Основным достоинством Б24 является расширенный комплект инструментов по бесплатному тарифу. Это способствует быстрому старту компании, и ее вступление на рынок без лишних затрат.

Осмотр интерфейса

Внутренний интерфейс Битрикс24 предлагает целый ряд инструментов, позволяющих наблюдать за всеми внутренними процессами организации. Базовая конфигурация Б24 – это колонка из левого меню, характеризующая категории программы.

К главным инструментам Битрикс24 относятся:

• Живая лента — рубрика новостей, отображающая все действующие задачи компании. Представление проектов и их рассмотрение происходит в режиме настоящего времени;
• Задачи — где отображаются списки, сроки и план. Данный интерфейс дает возможность быстро формировать и корректировать проекты, а также быть на связи с отвечающими за них коллегами;
• Ежедневник – удобный инструментарий для планировки и координации задач, встреч или звонков. Может поддерживать опции синхронизации и напоминания с Google календарем и др.;
• Диск — является глобальным хранилищем сведений, где содержатся все данные, документы и файлы организации, которые были предварительно загружены в Битрикс 24. К диску имеют доступ все подключенные к системе сотрудники. Сведения с диска можно синхронизировать с программами 1С;
• Чат и звонки – это отдел для связи и коммуникаций. Этот инструмент портала позволяет проводить внутренние звонки между сотрудниками, а также подключать контрагентов в общий форум;
• Почта – раздел портала для наружной связи компании с клиентами. Интерфейс почты Б24 состоит из нескольких электронных почтовых ящиков, позволяющих делать отправления CRM-маркетинга, а также работать с вновь пришедшими письмами;
• CRM — является списком инструментов, который позволяет обрабатывать общие задачи и организовывать сделки. Отличительная черта Битрикс24 – возможность работать бесплатно с инструментарием CRM бизнесу с малым числом сотрудников до 12 человек;
• Сотрудники – это раздел, в котором содержаться вся информация о персонале организации. Благодаря интерфейсу раздела можно посмотреть структуру компании, а также осуществлять поиск данных по любому из коллег;
• Группы — помогает группировать все сведения относительно проектов в одном месте. В проектную группу можно включать всю документацию компании, необходимые файлы, перечни задач и переписку сотрудников. Группы могут быть как открытого типа, так и закрытого;
• Время и отчеты – категория, где демонстрируется время работы и графика может поддерживать позиционирование?»>графики присутствия всего персонала. Помимо этого, с помощью такого инструментария можно легко регулировать планерки и собрания, а также изучать рабочие отчеты;
• Сайты – данный раздел содержит перечни всех рабочих сайтов компании. Дает возможность редактировать и настраивать деятельность как сайтов, так и коммерческих площадок;
• Контактный центр — связывает в CRM всевозможные техники коммуникации с клиентурой. Помогает синхронизировать информацию клиента со всеми онлайн-мессенджерами, соц. сетями и форумами;
• CRM-маркетинг – это важный инструмент для работы с клиентской базой. Предусматривает настройки профильных рассылок через почту и соц. сети, а также делает возможным работу с клиентурой через рекламные кабинеты;
• CRM-аналитика – помогает проводить анализ маркетинговой деятельности организации. CRM-аналитика дает возможность наблюдать за работой менеджеров, отслеживать воронку продаж и делать прогноз по доходу;
• Сквозная аналитика — объединяет все актуальные рекламные ходы компании и освещает их результативность в продажах. Этот инструмент подходит для глобальной аналитики;
• Модуль «Телефония» отвечает за все телефонные звонки организации. Дает возможность подсоединять мобильные телефоны, разбираться с детализацией звонков и регулировать баланс;
• Приложения – специальный раздел с вспомогательными приложениями от разработчиков для расширения опциона Битрикс. Существуют как платные, так и бесплатные решения;
• Центр продаж — осуществляет подключение платежных решений и ведет систему анализа всех денежных операций компании. Может охватывать и анализировать продажи в разные периоды;
• 1С + CRM Битрикс24 – способствует синхронизации и обмену сведений между программами;
• Лаборатория Al – модуль для введения интерактивных приложений или голосовых помощников. Помогает оптимизировать внутренние бизнес-процессы в расширении методик продаж;
• Мой тариф – это приложение, с помощью которого можно узнавать сведения о текущем тарифе и при необходимости расширить функции Битрикс24 платной подпиской.

Меню с левой стороны является целиком интерактивным, что дает возможность скрывать и перемещать в любом порядке рабочие инструменты. В нижней части меню доступны опции интерфейса программной системы Б24. Помимо этого, около настроек расположена «горячая» команда «Пригласить сотрудников», благодаря которой можно быстро добавить коллег. Также их можно позвать путем мобильного сообщения, по почте или ссылке.

Этапы работы с Битрикс24

1. Первый этап: необходимо зарегистрироваться и настроить портал.

Для начала работы потребуется регистрация на портале Битрикс24. Всем пользователям по умолчанию предоставляется бесплатная тарификация «Проект». В случае, если вы пожелаете пользоваться расширенным интерфейсом сервиса, включите тарифы «Команда» или «Компания» в категории «Лицензия». Если же вам необходимо протестировать портал, зайдите в его демо-версию и используйте все возможности, которые есть в верхнем тарифе, в бесплатном режиме на протяжении месяца.

2. Следующий этап – добавить пользователей и структуру организации на портале (в разделе «Компания» зайдите во вкладку «Структура компании»). Крайне важно четко изобразить структуру в таком виде, в каком она есть – это позволит правильно распределить права и обязанности всех сотрудников.

Первоначально необходимо указать директора компании и вывести перечень всех подразделений. Внести подразделение несложно – стоит лишь нажать на кнопку в верхней половине страницы раздела. Каждое новое подразделение должно иметь название, и туда понадобиться добавит всех сотрудников, а также обозначить руководителя. При помощи «мышки» можно «переносить» сотрудников из одного подразделения в другое.

3. После созданной структуры необходимо настроить портал. Для этого потребуется зайти в раздел «Настройки портала» и обозначить название организации, которое будет фиксироваться в логотипе (в левом верхнем углу «шапки»), почту, параметры времени и даты, график работы (можно найти в платном режиме и в демо-версии). Здесь же выбирают собеседников в «Живой ленте», оставив лишь необходимых сотрудников. Еще одна важная настройка, о которой стоит знать – отказ от сервисов, не используемых в компании. В заключении, в этом же разделе устанавливается лимит для входа на портал по IP-адресу.

Установка структуры организации

Чтобы можно было просматривать и редактировать структуру компании, потребуется зайти в «Меню» закладку «Сотрудники». Состав структуры складывается из подразделений, за которыми закреплено наименование, директор и определенные кадры.

После того, как вы зашли в «Добавить подразделение», можно вносить сведения. Для каждого подразделения есть возможность добавить дочернее отделение или подотделы без лимита по их числу.

Здесь же находится кнопка «Пригласить сотрудников». По мере необходимости можно «передвигать» сотрудников в какой-либо подотдел, нажав на имя левой кнопкой «мыши» и перемещая его в необходимое окно.

Как работать с функциональностью Битрикс24 пошагово

Программный интерфейс Б24 понятен интуитивно, однако объемные опции оболочки сначала могут дезориентировать. Инструкция Битрикс24 для начинающих с нуля быстро поможет разобраться в интерфейсе и приступить к работе.

Как создавать задачу

Работу с Б24 следует начинать с формирования заданий для коллег-новичков. Для этого необходимо перейти в «Задачи» и выбрать функцию «Добавить задачу».

В появившемся окне потребуется внести текст задания и сроки его исполнения всех ответственных лиц. Для стандартных задач в верхнем углу меню можно разработать шаблон, дающий возможность сокращать время внесения заданий.

В разделе «Задачи» можно просматривать и корректировать текущие проекты. Интерфейс настраивается под каждого пользователя индивидуально.

Форум и звонки

Этот режим крайне важен для внутренней связи с сотрудниками организации. С его помощью можно совершать следующие действия:

• обмениваться сообщениями в закрытых и общих форумах;
• сти телефонные переговоры через многоканальную связь;
• просматривать уведомления внутри портала;
• быть в курсе «Живой ленты».

Чтобы более рационально применять веб-мессенджер Битрикс24, можно загрузить самостоятельно дополнительное программное приложение для Android, Windows или iOs.
Как работать с группами

Группы помогают объединять сотрудников, которые работают в составе одного проекта, или выстраивать вертикальное управление организацией.

Системный интерфейс способен создавать частично приватные или полностью открытые группы. Чтобы организовать новую группу, понадобится зайти в меню и выполнить надлежащую команду.

После подбора нужного вида выскочит окно с редактированием. Здесь отмечаются цели группы, назначается управляющий и модераторы, появляется возможность вносить участников. Внутри группы после ее запуска можно пересылать сообщения и документы всем пользователям.

Как вести временной учет

Для контроля над рабочим временем персонала понадобится тариф «Компания». Данный режим позволяет учитывать временной период работы каждого кадра, а также ежедневно получать отчеты.

Благодаря инструментам этой категории доступны следующие действия:

• проверка общей статистики;
• контроль над началом и концом рабочего времени персонала;
• проверка графика нарушений всего подразделения или отдельно взятых сотрудников;
• учет, обзор и фильтр рабочего времени.

Чтобы создавать новые или редактировать текущие рабочие графики, необходимо нажать на шестеренку вверху в правом углу.

Документооборот компании

Работа с документацией организации осуществляется через раздел «Диск». Б24 позволяет, как и в других категориях, сортировать и размещать файлы персонально для каждого сотрудника или на общий диск. Благодаря расширенному техническому оснащению программы можно работать с любыми форматами файлов, а также подсоединять сетевые хранилища или приложения от MS Office и Google.

Для удобства работы вся документация грузится на диск для Windows, macOs или дается возможность настраивать сетевой диск индивидуально. Доступность к документам регулируется через опцию «Настройка прав».

Все удаленные файлы документов в целях безопасности вначале оказываются в специальной корзине. Более того, Битрикс24 располагает возможностью безопасной очистки места – операции доступны благодаря функции «Очистка места».

Телефонная связь

В разделе «Телефония» предлагается подключение телефонных линий к порталу для возможности работы колл-центра. В данном разделе также доступно объединение вашего приложения с виджетами официального сайта компании.

Здесь же дополнительно отображается детализация по всем произведенным звонкам для статистики продаж и результативности работы менеджеров.

В купленной версии Б24 тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания можно распределять доступ к телефонной связи между коллегами. Разделение прав позволяет персоналу:

• прослушивать диалоги и звонки;
• делать звонки по наружным номерам;
• устанавливать маршруты звонков;
• арендовать номер и т.д.

Управление доступа осуществляется главным администратором через меню по адресу «Телефония» — «Право доступа».

Программная система Битрикс24 отлично подойдет, чтобы начать предпринимательскую деятельность или для уже существующего малого бизнеса. Удобный и понятный интерфейс с синхронизацией 1С, MS Office и Google позволяет запускать любой стартап или проект. Вспомогательным превосходством является бесплатный тариф и подробное руководство пользования Б24 для начинающих.